Ein Klempner, Elektriker oder Helfer, der in einer Woche auf mehreren Ihrer Baustellen arbeitet, ist der normale Weg, um gute Subunternehmer auszulasten und den Zeitplan einzuhalten. Das Problem zeigt sich bei der Abrechnung: Die Rechnung kommt meist als Pauschalbetrag für den Zeitraum an, ohne hilfreiche Aufschlüsselung nach Stunden pro Projekt. Wer dann einfach alles auf das Projekt bucht, das gerade am größten erscheint, verfälscht die Kalkulation für jedes betroffene Gewerk.

Warum Pauschalrechnungen die Nachkalkulation ruinieren

Wird die gesamte Woche eines Subunternehmers nur einem Projekt zugeordnet, sehen die Kosten dort schlechter aus als sie sind, während die anderen Baustellen künstlich günstig wirken. Beide Zahlen sind falsch und das Problem potenziert sich: Das überlastete Projekt wirkt bei der nächsten Kalkulation unrentabel, und die unterbelasteten Jobs wirken profitabler, als sie tatsächlich waren – genau diese Verzerrungen führen später zu zu niedrigen Preisen bei ähnlichen Aufträgen.

Aufteilung an der Quelle, nicht im Nachhinein

Die sauberste Lösung ist es, die Aufteilung zu vereinbaren, bevor die Rechnung eintrifft, statt sie später mühsam zu rekonstruieren. Wenn ein Subunternehmer notiert, an welchem Tag er auf welcher Baustelle war – selbst als grobe Notiz –, wird das Aufteilen der Rechnung zum Fünf-Minuten-Job statt zum Ratespiel. Wo das nicht praktikabel ist, sollte man fordern, dass die Rechnung selbst nach Baustellen oder Tagen aufgeschlüsselt wird. So liegt der Verwaltungsaufwand dort, wo die Informationen noch frisch sind.

Was für eine faire Aufteilung nötig ist

  • Tage oder Stunden pro Projekt – die fundierteste Basis für eine Aufteilung und für den Subunternehmer am einfachsten zu liefern.
  • Materialkosten separat aufteilen – falls der Subunternehmer auch Material stellt, sollten Sie nicht davon ausgehen, dass dies im gleichen Verhältnis wie die Arbeitszeit aufgeteilt wird.
  • Notizen zu Besonderheiten – wenn ein Job länger gedauert hat als erwartet, sollte das separat vermerkt werden, anstatt es einfach in der Gesamtsumme untergehen zu lassen.

Ein Praxisbeispiel

Angenommen, ein Elektriker stellt eine Woche in Rechnung, die auf drei Ihrer Baustellen aufgeteilt war: zwei volle Tage auf Job A, anderthalb Tage auf Job B und anderthalb auf Job C. Buchen Sie die gesamte Rechnung einfach auf das Projekt, das gerade in der Software offen ist, liegen zwei Projekte massiv daneben. Teilt man nach den tatsächlich gearbeiteten Tagen auf – selbst basierend auf einer groben Notiz statt eines formellen Stundenzettels –, trägt jedes Projekt seinen ehrlichen Anteil an den Kosten.

Wann sich das Aufteilen nicht lohnt

Wenn ein Subunternehmer nur einen halben Tag auf einer zweiten Baustelle aushilft, während er eigentlich auf einem Hauptprojekt arbeitet, rechtfertigt das nicht immer den Aufwand einer präzisen Aufteilung. Eine vernünftige Schätzung oder das manuelle Zuweisen des kleineren Betrags reicht völlig aus, wenn die Summen im Verhältnis zu den Gesamtkosten des Projekts gering sind. Der Aufwand sollte immer im Verhältnis zur Bedeutung für das Endergebnis stehen.

Wie Site Wallet das löst

Eine einzige Subunternehmer-Rechnung kann einmal erfasst und dann auf alle tatsächlich betroffenen Projekte verteilt werden. Jedes Projekt trägt nur seinen eigenen Kostenanteil – so verfälscht ein Subunternehmer, der auf drei Baustellen gleichzeitig arbeitet, keine Ihrer Kalkulationen. Die vollständige Rechnung bleibt als Beleg angehängt, während die laufenden Kosten jedes Projekts nur das widerspiegeln, was dort auch wirklich angefallen ist.

FAQ

Sollte ich Subunternehmer bitten, pro Projekt statt pro Woche abzurechnen?

Das ist absolut empfehlenswert, besonders bei Stamm-Subunternehmern. Eine projektbezogene Rechnung oder eine tägliche Aufschlüsselung erspart beiden Seiten die spätere Rekonstruktion, selbst wenn es für den Subunternehmer kurzzeitig etwas mehr Büroarbeit bedeutet.

Was, wenn der Subunternehmer keine Aufschlüsselung liefern kann oder will?

Eine realistische Schätzung basierend auf dem, was Sie über die Zeit vor Ort wissen, ist immer besser, als die gesamte Rechnung einem einzigen Projekt zuzuordnen. Eine faire Schätzung schlägt eine präzise wirkende, aber völlig falsch zugeordnete Buchung jedes Mal.

Spielt das auch für die Steuer eine Rolle oder nur für die Kalkulation?

Ja – präzise Projektkosten sind die Basis, um zu wissen, welche Aufträge wirklich Gewinn abgeworfen haben. Das ist entscheidend für zukünftige Angebote und bietet eine klare, nachvollziehbare Dokumentation gegenüber dem Finanzamt (HMRC), falls Betriebsausgaben oder CIS-Abrechnungen jemals geprüft werden.