Esta es una guía general, no un asesoramiento fiscal personalizado. Las tarifas y reglas de kilometraje del IRS cambian; consulta irs.gov o a tu contable para ver las cifras actuales.
Los gastos de vehículo son uno de los mayores costes que soporta un contratista y uno de los que se registran con menos precisión. La mayoría reconstruye una cifra aproximada de memoria a la hora de pagar impuestos, o directamente no reclama los costes del vehículo porque crear un registro a posteriori parece inútil. Ninguna de las dos opciones te beneficia: el IRS exige registros contemporáneos, y no reclamar una deducción legítima es dejar dinero sobre la mesa.
Dos formas de reclamar los gastos del vehículo
- Tarifa estándar por millaje (Standard mileage rate): una tarifa fija por milla profesional, actualizada anualmente por el IRS, que cubre combustible, desgaste y depreciación en una sola cifra. Es más sencillo, pero sigues necesitando un registro de kilometraje que respalde las millas reclamadas.
- Gastos reales (Actual expenses): un porcentaje de uso profesional basado en los costes reales de funcionamiento (combustible, seguros, reparaciones, depreciación o pagos de leasing). Puede ser mayor para un vehículo usado casi exclusivamente para el negocio, pero requiere guardar cada recibo y un desglose claro del uso profesional.
Sea cual sea el método, el registro de kilometraje en sí no es opcional: el IRS espera un registro de cada viaje de negocios, no una estimación hecha a posteriori.
Qué debe incluir un registro de kilometraje adecuado
- Fecha del trayecto
- Punto de origen y destino
- Propósito comercial: a qué obra o trabajo corresponde
- Millas recorridas
Vincular cada trayecto a un trabajo específico es donde fallan la mayoría de las apps de kilometraje. Un rastreador genérico te da un total anual para el IRS, pero no te dice que un trabajo necesitó cinco visitas extra que se comieron el margen de beneficio sin que te dieras cuenta.
Por qué importa el kilometraje por obra, no solo el total anual
Una obra que requirió múltiples visitas y viajes extra para suministros cuesta más en tiempo de vehículo y combustible que una terminada en un solo viaje. Si el kilometraje no se etiqueta por trabajo, ese coste es invisible hasta que llega la factura total de combustible del año. El seguimiento por obra muestra qué trabajos son silenciosamente más caros de ejecutar, no solo a cuánto asciende la deducción total.
Hoja de cálculo vs. App
| Método | Lo que ocurre en realidad |
|---|---|
| Memoria, reconstruido después | Estimación aproximada, rara vez precisa, no sobrevive a una inspección del IRS. |
| Registro en papel | Preciso si se mantiene al día, pero suele abandonarse en menos de un mes. |
| Hoja de cálculo | Funciona si registras cada viaje el mismo día; la mayoría no lo hace. |
| App con registro por obra (como Site Wallet) | Un trayecto registrado en segundos, etiquetado al trabajo correspondiente e integrado en el coste real de esa obra. |
Cómo gestiona Site Wallet los costes de vehículo
El kilometraje y los recibos de combustible se etiquetan a una obra exactamente como cualquier otro coste. Así, el total acumulado del trabajo incluye lo que costó realmente ir y volver, no solo materiales y mano de obra. Al llegar la temporada de impuestos, exporta los mismos registros para cualquier método que tú o tu contable utilicéis para calcular la deducción del vehículo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo alternar entre la tarifa estándar por millaje y los gastos reales?
Por lo general, si utilizas la tarifa estándar el primer año que el vehículo está disponible para uso profesional, puedes cambiar después a gastos reales. Sin embargo, pasar de gastos reales a la tarifa estándar tiene más restricciones. Consulta con tu contable antes de cambiar de método.
¿Tengo que registrar también los viajes personales?
No necesitas reclamarlos, pero el kilometraje anual total (profesional y personal) sirve de respaldo para el porcentaje de uso profesional si utilizas el método de gastos reales.
¿Y si llevo años haciendo estimaciones de mi kilometraje?
De ahora en adelante, registra cada viaje de negocios en el momento en que ocurra. Un registro contemporáneo y defendible a partir de hoy es mucho más sólido que intentar arreglar estimaciones históricas de forma retroactiva.