Ceci est un guide général et non un conseil fiscal personnalisé. Les exigences et seuils de l'ARC évoluent — consultez canada.ca ou votre comptable pour les chiffres actuels.
Les frais de véhicule représentent l'une des dépenses les plus lourdes pour un entrepreneur, mais aussi l'une des moins bien suivies. La plupart se contentent d'estimer une distance approximative de mémoire au moment de la déclaration, ou ne réclament rien du tout parce que reconstituer un registre semble insurmontable. Aucune de ces solutions n'est bonne : l'ARC exige des registres contemporains, et sous-estimer un coût légitime, c'est laisser de l'argent sur la table.
Fonctionnement des frais de véhicule pour une entreprise individuelle au Canada
Contrairement à un taux kilométrique fixe, l'ARC s'attend généralement à ce que vous réclamiez un pourcentage d'utilisation commerciale de vos frais de fonctionnement réels : carburant, assurance, entretien, paiements de location ou déduction pour amortissement. Ce pourcentage provient d'un registre kilométrique comparant les kilomètres parcourus pour affaires au total des kilomètres parcourus dans l'année. Le registre n'est donc pas une option administrative — c'est la base même de votre réclamation.
Ce que doit contenir un registre conforme
- La date du trajet
- La destination et l'objet du déplacement — à quel chantier il se rapporte
- Le nombre de kilomètres parcourus
- Les lectures de l'odomètre au début et à la fin de l'année pour établir la distance annuelle totale
Lier chaque trajet à un chantier spécifique est le point faible de la plupart des applications. Un traqueur générique vous donne un total annuel pour l'ARC, mais il ne vous dira pas qu'un chantier a nécessité cinq allers-retours supplémentaires qui ont grignoté votre marge en silence.
Pourquoi le kilométrage par chantier est crucial, au-delà du total annuel
Un chantier qui nécessite plusieurs visites sur site et des allers-retours chez le fournisseur coûte plus cher en temps de conduite et en carburant qu'un projet terminé en un seul voyage. Si les kilomètres ne sont pas affectés au chantier, ce coût reste invisible jusqu'à ce que la facture totale de carburant tombe. Le suivi par chantier révèle quels projets sont réellement les plus coûteux, au lieu de se limiter à une simple déduction fiscale globale.
Tableau : Tableur vs Application
| Méthode | Réalité du terrain |
|---|---|
| Mémoire, reconstruit plus tard | Estimation vague, rarement précise, ne survit pas à un contrôle de l'ARC. |
| Registre papier | Précis si tenu toute l'année, mais généralement abandonné après un mois. |
| Tableur (Excel) | Efficace si vous notez tout le jour même — ce que presque personne ne fait. |
| App avec saisie par chantier (comme Site Wallet) | Trajet enregistré en quelques secondes, lié au projet concerné, intégré au coût réel du chantier. |
Comment Site Wallet gère les frais de véhicule
Les reçus de kilométrage et de carburant sont affectés à un chantier exactement comme n'importe quel autre coût. Ainsi, le total courant d'un projet inclut ce qu'il a réellement coûté en déplacements, et pas seulement en matériaux et main-d'œuvre. Au moment des impôts, exportez ces mêmes données pour le pourcentage d'utilisation commerciale calculé par vous ou votre comptable.
FAQ
Dois-je enregistrer chaque trajet ou seulement les déplacements professionnels ?
L'approche de l'ARC nécessite de connaître votre distance annuelle totale ainsi que la distance professionnelle. En conservant les lectures de l'odomètre pour l'année complète en parallèle de vos trajets pros, vous obtenez un pourcentage d'utilisation commerciale précis.
Puis-je utiliser un registre simplifié au lieu d'une année complète ?
L'ARC a historiquement autorisé une approche de registre simplifié dans certaines circonstances après qu'une année de base complète a été établie, mais cela dépend de votre situation — vérifiez les directives actuelles ou consultez votre comptable.
Que faire si j'estime mes kilomètres depuis des années ?
Pour l'avenir, enregistrez chaque trajet professionnel au fur et à mesure. Un registre contemporain et justifiable à partir d'aujourd'hui est bien plus solide que d'essayer de corriger rétroactivement des estimations passées.