Esta es una guía general, no un asesoramiento fiscal personalizado. Los requisitos y umbrales de la CRA cambian; consulta canada.ca o a tu contable para conocer las cifras actuales.
Los gastos de vehículo representan uno de los mayores costes para un contratista y, a la vez, uno de los que menos se registran con precisión. La mayoría estima una cifra aproximada de memoria al declarar impuestos, o directamente no reclama los gastos de vehículo porque crear un registro a posteriori parece inútil. Ninguna de las dos opciones te conviene: la CRA exige registros contemporáneos, y no reclamar un coste legítimo es dejar dinero sobre la mesa.
Cómo funcionan los gastos de vehículo para autónomos en Canadá
A diferencia de una tarifa plana por kilometraje, la CRA generalmente espera que reclames un porcentaje de uso comercial de los costes reales de funcionamiento de tu vehículo: combustible, seguro, mantenimiento, pagos de leasing o la deducción por depreciación (CCA). Ese porcentaje se obtiene de un registro de kilometraje que compara los kilómetros profesionales frente al total de kilómetros recorridos en el año. Por tanto, el registro no es papeleo opcional: es la base de toda la deducción.
Qué debe incluir un registro correcto
- Fecha del trayecto
- Destino y propósito del viaje (a qué proyecto o cliente corresponde)
- Kilómetros recorridos
- Lecturas del cuentakilómetros al inicio y al final del año para establecer la distancia anual total
Vincular cada viaje a un trabajo específico es donde fallan la mayoría de las apps. Un rastreador genérico te da un total anual para la CRA, pero no te dice que un proyecto necesitó cinco visitas extra a la obra que se comieron silenciosamente tu margen de beneficio.
Por qué importa el kilometraje por proyecto, no solo el total anual
Una obra que requiere múltiples visitas y viajes extra a proveedores cuesta más en tiempo de vehículo y combustible que una terminada en un solo viaje. Si los kilómetros no se asignan al proyecto, ese coste es invisible hasta que sumas la factura total de combustible a final de año. Rastrear el kilometraje por trabajo muestra qué proyectos son realmente más caros de ejecutar, no solo a cuánto asciende la deducción total.
Hoja de cálculo vs. App
| Método | Lo que ocurre en la realidad |
|---|---|
| De memoria, reconstruido después | Estimación aproximada, rara vez exacta, no sobrevive a una inspección de la CRA. |
| Registro en papel | Preciso si se mantiene todo el año, pero suele abandonarse al mes. |
| Hoja de cálculo | Funciona si registras cada viaje el mismo día; casi nadie lo hace. |
| App con registro por proyecto (como Site Wallet) | Un trayecto registrado en segundos, asignado a su obra y sumado al coste real del proyecto. |
Cómo gestiona Site Wallet los gastos de vehículo
El kilometraje y los recibos de combustible se asignan a un proyecto exactamente igual que cualquier otro coste. Así, el total acumulado de una obra incluye lo que realmente costó ir y volver, no solo materiales y mano de obra. Al llegar la temporada de impuestos, exporta esos mismos registros para el porcentaje de uso comercial que tú o tu contable calculéis basándoos en el registro.
Preguntas frecuentes
¿Debo registrar cada viaje o solo los de trabajo?
El método de la CRA requiere conocer tanto la distancia anual total como la distancia profesional. Mantener las lecturas del cuentakilómetros de todo el año junto con los viajes de negocios registrados permite obtener un porcentaje de uso comercial exacto.
¿Puedo usar un registro simplificado en lugar de uno de año completo?
Históricamente, la CRA ha permitido un enfoque de registro simplificado en ciertas circunstancias tras establecer un año base completo, pero esto depende de tu situación particular; consulta la normativa vigente o a tu gestor.
¿Y si llevo años estimando mis kilómetros?
A partir de ahora, registra cada viaje de negocios en el momento. Un registro contemporáneo y demostrable desde hoy en adelante es mucho más sólido que intentar arreglar estimaciones históricas de forma retroactiva.