Questa è una guida generale, non una consulenza fiscale personalizzata. Le soglie e le regole cambiano: consulta gov.uk o il tuo commercialista per la tua situazione specifica.
Ogni gennaio si ripete la stessa storia in tutto il settore: una cartella di ricevute stropicciate viene scaricata sulla scrivania di un commercialista, metà delle quali sbiadite e illeggibili, a una settimana dalla scadenza del Self Assessment. Non deve essere per forza così. La soluzione non è aumentare l'amministrazione, ma farla una volta sola, al momento della spesa, invece di ricostruire tutto mesi dopo.
Perché il calcolo dei costi e il Self Assessment sono lo stesso lavoro
Il Self Assessment richiede cifre accurate su entrate e spese detraibili per l'anno fiscale. Il calcolo dei costi (job costing) richiede le stesse cifre, suddivise per lavoro e tracciate man mano. Se registri correttamente ogni costo durante l'anno, la tua dichiarazione per il Self Assessment non è altro che la somma di quei numeri, non un esercizio di ricostruzione separato.
Cosa conta come spesa aziendale detraibile in cantiere
- Materiali e acquisti presso rivenditori edili usati direttamente per un lavoro
- Costi per subappaltatori e manodopera CIS
- Noleggio di impianti e attrezzature
- Carburante e chilometraggio aziendale (alla tariffa approvata da HMRC, se non richiedi i costi effettivi del veicolo)
- Parcheggi, pedaggi e congestion charges per viaggi di lavoro
- Strumenti e attrezzature, incluse riparazioni e sostituzioni
- Abbigliamento protettivo e da lavoro
- Una quota ragionevole di costi telefonici e amministrativi usati per l'attività
La regola generale applicata da HMRC è che un costo deve essere sostenuto "interamente ed esclusivamente" per l'attività. Le spese miste (personali e professionali) devono essere suddivise in modo equo e coerente.
CIS: cosa devono tracciare entrambe le parti
Se sei un appaltatore che paga subappaltatori sotto il Construction Industry Scheme, devi conservare i record dei pagamenti lordi effettuati, delle tasse dedotte e dei CIS statements emessi ogni mese. Se sei un subappaltatore pagato tramite CIS, tenere traccia di ogni deduzione è ciò che determina se hai diritto a un rimborso a fine anno: molti subappaltatori pagano troppo durante l'anno e recuperano le somme solo dichiarando tutto accuratamente con registri completi.
Making Tax Digital per l'imposta sul reddito
HMRC sta introducendo gradualmente la tenuta dei registri digitali e gli aggiornamenti trimestrali per ditte individuali e locatori, partendo dalle aziende con fatturato più alto. Quando toccherà a te, le ricevute cartacee e i fogli di calcolo di fine anno non basteranno più: i record digitali per ogni singolo lavoro diventeranno un obbligo. Abituarsi ora alla scansione digitale delle ricevute significa che la transizione non ti costerà nulla quando il tuo fatturato supererà la soglia.
Una semplice routine mensile
- Scansiona ogni ricevuta il giorno stesso: non lasciarle accumulare nelle tasche della giacca.
- Assegna ogni ricevuta al lavoro corrispondente, non a un generico secchio "materiali".
- Una volta a settimana, controlla il totale parziale di ogni lavoro aperto rispetto al preventivo.
- Una volta al mese, esporta un riepilogo e confrontalo con l'estratto conto bancario.
- A fine anno, esporta tutto per il commercialista in un colpo solo: niente più ricerche disperate.
FAQ
Cosa succede se ho già perso le ricevute dei mesi scorsi?
Gli estratti conto bancari e delle carte possono supportare una stima ragionevole per le ricevute mancanti, ma non è l'ideale: HMRC preferisce le prove originali. La soluzione per il futuro è acquisire le ricevute digitalmente nel momento in cui le ricevi, così non succederà più.
I pagamenti in contanti a un collega che mi ha aiutato per un giorno vanno registrati?
Sì: se è un costo aziendale effettivo, deve essere registrato come ogni altra spesa. A seconda dell'accordo, potrebbero applicarsi le regole CIS se lavorano come subappaltatori anziché come manodopera occasionale.
Come aiuta il tracciamento per singolo lavoro se a HMRC interessa solo il totale annuo?
Perché il totale annuo è solo la somma dei totali di ogni lavoro. Fare le cose per bene a livello di singola commessa, mentre accade, è molto più affidabile che cercare di ricostruire a memoria dodici mesi di spese a gennaio.