Dies ist ein allgemeiner Leitfaden, keine persönliche Steuerberatung. Grenzwerte und Regeln ändern sich – prüfen Sie gov.uk oder fragen Sie Ihren Steuerberater nach Ihrer spezifischen Situation.
Jeden Januar das gleiche Bild im Handwerk: Ein Ordner mit zerknitterten Quittungen landet auf dem Schreibtisch des Steuerberaters, die Hälfte davon unleserlich verblasst, eine Woche vor der Self Assessment-Frist. Das muss nicht sein – und die Lösung ist nicht mehr Admin-Aufwand, sondern derselbe Aufwand zur richtigen Zeit: direkt beim Kauf statt Monate später.
Warum Projektkosten und Self Assessment dieselbe Aufgabe sind
Das Self Assessment benötigt genaue Angaben zu Einnahmen und abzugsfähigen Ausgaben für das Steuerjahr. Die Projektkostenrechnung benötigt dieselben Zahlen, aufgeschlüsselt nach Projekten und direkt bei Entstehung erfasst. Wenn Sie jede Projektkostenposition das Jahr über ordnungsgemäß protokollieren, ist Ihre Self Assessment-Erklärung nur noch die Summe dieser Zahlen – keine separate Rekonstruktion.
Was auf der Baustelle als abzugsfähige Betriebsausgabe gilt
- Materialien und Einkäufe beim Baustoffhändler direkt für ein Projekt
- Subunternehmer- und CIS-Lohnkosten
- Miete für Maschinen und Werkzeuge
- Kraftstoff und geschäftliche Kilometer (zum von der HMRC zugelassenen Kilometersatz, falls Sie keine tatsächlichen Fahrzeugkosten geltend machen)
- Parkgebühren, Maut und Congestion Charges für Geschäftsreisen
- Werkzeuge und Ausrüstung, einschließlich Reparaturen und Ersatz
- Schutzkleidung und Arbeitskleidung
- Ein angemessener Anteil der Telefon- und Verwaltungskosten für das Unternehmen
Die Faustregel der HMRC lautet, dass eine Ausgabe „ausschließlich und allein“ für das Unternehmen bestimmt sein muss. Gemischte private und geschäftliche Ausgaben müssen fair und konsistent aufgeteilt werden.
CIS: Was beide Seiten protokollieren müssen
Wenn Sie als Contractor Subunternehmer im Rahmen des Construction Industry Scheme bezahlen, benötigen Sie Aufzeichnungen über die Bruttozahlungen, die abgeführte Steuer und die monatlich ausgestellten CIS-Abrechnungen. Wenn Sie als Subunternehmer unter CIS bezahlt werden, entscheidet Ihre eigene Aufzeichnung über jeden Abzug darüber, ob Ihnen am Jahresende eine Erstattung zusteht – viele Subunternehmer zahlen das Jahr über zu viel und erhalten dies nur durch eine genaue Einreichung mit vollständigen Belegen zurück.
Making Tax Digital for Income Tax
Die HMRC führt schrittweise die digitale Buchführung und vierteljährliche Updates für Einzelunternehmer und Vermieter ein, beginnend mit umsatzstärkeren Betrieben. Wenn dies auf Sie zutrifft, reichen Papierbelege und Tabellen am Jahresende nicht mehr aus – digitale Aufzeichnungen pro Projekt werden zur Pflicht, nicht zum Bonus. Wer sich jetzt an die digitale Belegerfassung gewöhnt, für den kostet die Umstellung nichts, wenn der Umsatz die Schwelle überschreitet.
Eine einfache monatliche Routine
- Scannen Sie jeden Beleg am selben Tag – lassen Sie sie nicht in der Jackentasche vergammeln.
- Ordnen Sie jeden Beleg dem jeweiligen Projekt zu, nicht nur einer allgemeinen Kategorie wie „Material“.
- Prüfen Sie einmal pro Woche die laufenden Kosten jedes offenen Projekts gegen das Angebot.
- Exportieren Sie einmal im Monat eine Zusammenfassung und gleichen Sie diese mit Ihrem Kontoauszug ab.
- Am Jahresende exportieren Sie alles auf einmal für den Steuerberater – kein Suchen erforderlich.
FAQ
Was, wenn ich Belege vom Jahresanfang bereits verloren habe?
Bank- und Kreditkartenauszüge können eine angemessene Schätzung für fehlende Belege stützen, aber das ist nicht ideal – die HMRC bevorzugt Originalbelege. Die Lösung für die Zukunft ist die digitale Erfassung im Moment des Erhalts, damit das nicht wieder passiert.
Müssen Barzahlungen an einen Kumpel, der einen Tag geholfen hat, erfasst werden?
Ja – wenn es sich um echte Betriebsausgaben handelt, sollten sie wie jede andere Ausgabe aufgezeichnet werden. Je nach Vereinbarung können CIS-Regeln gelten, wenn er als Subunternehmer und nicht als Gelegenheitsarbeiter tätig ist.
Wie hilft die projektbezogene Erfassung, wenn die HMRC nur die Jahressumme wissen will?
Weil die Jahressumme lediglich die Addition aller Projektsummen ist. Es direkt beim Projekt richtig zu machen, während es passiert, ist weitaus zuverlässiger, als zu versuchen, zwölf Monate an Ausgaben im Januar aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.