Dies ist ein allgemeiner Leitfaden, keine individuelle Steuerberatung. Verfahren für Prüfungen können sich ändern – informieren Sie sich auf canada.ca oder bei Ihrem Steuerberater, wenn Sie aktuell betroffen sind.

CRA-Überprüfungen bei selbstständigen Subunternehmern sind fast schon Routine. Eine schriftliche Anforderung von Belegen für bestimmte Ausgabenkategorien ist ein normaler Teil des T2125-Zyklus und kein direktes Anzeichen für Fehlverhalten. Entscheidend ist jedoch die Reaktion auf diese Anfrage – oder das Fehlen einer solchen.

Wie eine Prüfung tatsächlich beginnt

Meist startet es mit einem Brief, in dem Belege für bestimmte Kategorien angefordert werden. Fahrzeugkosten und Home-Office-Ausgaben sind beliebte Ziele, da beide auf Aufzeichnungen basieren (Fahrtenbuch, Berechnung der anteiligen Wohnfläche), die viele Selbstständige nicht so gewissenhaft führen, wie sie sollten. Es gibt eine Frist – wer nicht antwortet, riskiert, dass die Kosten pauschal nicht anerkannt werden.

Was „keine Belege“ Sie wirklich kosten

Ohne Nachweise kann die CRA geltend gemachte Ausgaben komplett streichen. Das führt zu einer Neuberechnung der Steuerlast plus Zinsen, rückwirkend zum ursprünglichen Fälligkeitsdatum. Speziell bei Fahrzeugkosten wird in der Regel ein Fahrtenbuch erwartet – eine grobe Schätzung am Jahresende ist der häufigste Grund, warum Kfz-Kosten abgelehnt werden.

Strafen über die Nachzahlung hinaus

Die CRA kann über die bloße Ablehnung hinaus Bußgelder wegen „grob fahrlässiger Unachtsamkeit“ (gross negligence penalty) verhängen, wenn davon ausgegangen wird, dass der Steuerzahler wissentlich oder fahrlässig falsche Angaben gemacht hat. Das ist deutlich teurer als eine ehrliche, korrigierbare Lücke. Eine freiwillige Korrektur vor der ersten Kontaktaufnahme wird meist milder bewertet als Fehler, die erst bei einer Prüfung auffallen.

Wie weit die Prüfung zurückgehen kann

Im Normalfall kann die CRA Bescheide innerhalb von drei Jahren nach der Festsetzung ändern. Diese Frist verlängert sich jedoch bei Nachlässigkeit, Sorgfaltspflichtverletzungen oder vorsätzlichen Fehlern – bei Betrugsfällen gibt es gar keine zeitliche Begrenzung. Eine ehrliche Dokumentationslücke wird hierbei ganz anders bewertet als ein systematisches Versäumnis.

Was Sie wirklich schützt

  • Beständige digitale Belege — Ein Foto in der Galerie, das gelöscht wurde, oder ein verblichener Thermobeleg im Handschuhfach sind rechtlich so viel wert wie gar kein Beleg.
  • Ein echtes Fahrtenbuch — Zeitnahe Aufzeichnungen jeder Fahrt halten einer Prüfung stand, im Gegensatz zu einer Monate später aus dem Gedächtnis rekonstruierten Liste.
  • Zuordenbare Kosten — Ein Kontoauszug beweist nur, dass Geld abgeflossen ist, aber nicht wofür oder ob es eine betriebliche Notwendigkeit gab.

Wie Site Wallet hier hilft

Jeder gescannte Beleg wird datiert, aufgeschlüsselt, einem Auftrag zugewiesen und verschlüsselt gespeichert. Sie sind nicht darauf angewiesen, dass das Smartphone oder das Handschuhfach die nächsten sechs Jahre übersteht. Kommt es zur Prüfung, ist der Export für das Steuerjahr mit wenigen Klicks erledigt – ganz ohne Suche nach verschwundenen Zetteln.

FAQ

Wie wahrscheinlich ist eine Prüfung wirklich?

Prüfungen von Fahrzeug- und Home-Office-Kosten sind bei Selbstständigen so häufig, dass man eher damit rechnen sollte, als sie als unwahrscheinlich abzutun.

Kann ich Kontoauszüge statt Belegen nutzen?

Sie können als Indiz helfen, ersetzen aber keinen ordnungsgemäßen Beleg oder eine Rechnung. Der Auszug zeigt die Zahlung, aber nicht den detaillierten Inhalt oder den geschäftlichen Bezug.

Was tun, wenn ich merke, dass Belege fehlen?

Sprechen Sie mit einem Steuerberater über eine Selbstanzeige (voluntary disclosure), bevor die CRA Sie kontaktiert. Wer den Fehler zuerst meldet, wird in der Regel deutlich besser behandelt.