Esta es una guía general, no un asesoramiento fiscal personalizado. Los procedimientos de revisión y auditoría cambian; consulta canada.ca o a tu contable si te enfrentas a una inspección real.

Las revisiones de la CRA a contratistas autónomos son tan comunes que resultan casi rutinarias. Una "revisión" de escritorio que solicita documentación para gastos específicos es una parte normal del ciclo de presentación del T2125 para muchos autónomos, y no significa necesariamente que algo vaya mal. Es la respuesta a esa solicitud (o la falta de ella) lo que determina qué pasará a continuación.

Cómo empieza realmente una revisión

La mayoría comienza con una carta solicitando documentos que respalden categorías de gastos concretas declaradas en la declaración. Los gastos de vehículos y los costes por uso comercial de la vivienda son objetivos habituales, ya que ambos dependen de registros (un libro de registro de kilometraje, un cálculo de los metros cuadrados de uso comercial) que muchos autónomos no llevan con el rigor necesario. Hay un plazo de respuesta, y no responder conlleva que los gastos reclamados sean denegados por defecto.

Lo que te cuesta realmente la falta de recibos

Sin documentación acreditativa, la CRA puede denegar el gasto declarado directamente, reajustando la declaración con el consiguiente aumento del impuesto a pagar, más intereses calculados desde la fecha de vencimiento original. En el caso específico de los gastos de vehículo, se suele exigir un libro de registro que cubra un periodo de muestra representativo para respaldar cualquier reclamación; una estimación aproximada a final de año es un motivo común para que se rechace un gasto de vehículo.

Cómo escalan las multas más allá del reajuste

Además de denegar un gasto no justificado, la CRA puede aplicar una sanción por negligencia grave si se considera que el contribuyente, a sabiendas o en circunstancias que equivalgan a negligencia grave, realizó una declaración falsa u omisión. Esto supone un coste significativamente mayor que un simple error subsanable en los registros. Corregir voluntariamente un error pasado mediante el proceso de divulgación de la CRA antes de ser contactado suele dar lugar a un trato más favorable que si el mismo problema se detecta durante una revisión.

Hasta dónde pueden retroceder

Por lo general, la CRA puede revaluar una declaración en un plazo de tres años a partir de la notificación original de la liquidación para la mayoría de las personas, pero ese periodo se amplía cuando hay una declaración falsa atribuible a negligencia, descuido o incumplimiento deliberado. En casos de fraude, no hay límite de tiempo. Una falta de documentación honesta y puntual es un riesgo muy distinto a una que parezca deliberada.

Qué es lo que realmente te protege

  • Registros digitales que perduren: una foto en el carrete que se ha borrado, o un recibo térmico que se ha quedado en blanco en la cabina de la furgoneta, es funcionalmente lo mismo que no haberlo guardado nunca.
  • Un registro de kilometraje real, no una estimación: los registros contemporáneos, viaje por viaje, aguantan mucho mejor que una cifra reconstruida de memoria meses después.
  • Registros vinculados a un trabajo o reclamación específicos: un extracto bancario demuestra que el dinero salió de tu cuenta, no para qué sirvió ni que fuera un gasto de negocio genuino.

Cómo ayuda Site Wallet en esto

Cada recibo escaneado se fecha, se desglosa, se etiqueta a un trabajo y se mantiene encriptado durante el tiempo que lo necesites; no depende de que la cabina de tu furgoneta o el carrete de fotos de tu móvil sobrevivan seis años. Si alguna vez llega una revisión, exportar un año fiscal completo se hace con unos pocos toques, no buscando entre papeles que quizá ya ni existan.

FAQ

¿Qué probabilidades hay de sufrir una revisión, siendo realistas?

Las revisiones de gastos de vehículos y de oficina en casa son lo suficientemente comunes para los autónomos como para asumir que podría ocurrir una, en lugar de tratarlo como una posibilidad remota.

¿Puedo usar extractos bancarios en lugar de recibos?

Pueden ayudar al caso, pero no sustituyen a un recibo o factura en condiciones. Un extracto bancario muestra que el dinero salió de tu cuenta, no qué se compró ni si estaba relacionado genuinamente con el negocio.

¿Qué debo hacer en cuanto me dé cuenta de que faltan registros?

Habla con un contable sobre las opciones de divulgación voluntaria de la CRA antes de que te contacten por ese vacío legal. Presentarse primero se trata con más favor que si el mismo problema se encuentra durante una inspección.