Frag die meisten Handwerker, was ein Auftrag gekostet hat, und du erntest ein Schulterzucken oder ein "Das sehen wir bei der Steuererklärung". Letzteres ist das Problem – wenn der Buchhalter die Zahlen fertig hat, ist der Job längst erledigt, der Kunde hat bezahlt, und man kann nichts mehr gegen eine Marge tun, die von einem ungeplanten Container und gestiegenen Materialpreisen aufgefressen wurde.
Nachkalkulation (Job Costing) bedeutet, die tatsächlichen Kosten eines spezifischen Auftrags in Echtzeit mit dem Angebot zu vergleichen – anstatt sie drei Monate später mühsam aus Kontoauszügen zu rekonstruieren. Das ist keine zusätzliche Buchhaltung. Es sind dieselben Belege, die du ohnehin sammelst, nur eben einem Projekt zugewiesen, statt sie in der Mittelkonsole des Utes verrotten zu lassen.
Was Nachkalkulation für Handwerker wirklich bedeutet
Eine Gewohnheit, die du jedes Mal wiederholst, wenn Geld für einen Job ausgegeben wird: Weise es direkt diesem Auftrag zu, nicht einem allgemeinen Topf für „Material“. Wenn du das konsequent machst, erhältst du ein Live-Bild der Ausgaben im Vergleich zum Angebot – anstatt erst nach Rechnungsstellung zu merken, dass du dich verkalkuliert hast.
Kosten, die heimlich deine Marge auffressen
- Material & Einkäufe – Holz, Befestigungen, Elektro- und Sanitärteile, Farbe. Bei einem großen Bunnings-Einkauf leicht zu tracken, bei drei kleinen Besorgungen zwischendurch geht der Überblick oft verloren.
- Sprit- & Fahrzeugkosten – Die Kosten für den Ute zwischen den Baustellen, abgerechnet über die Logbook-Methode oder Cents-per-Kilometre.
- Subunternehmer – Jeder, der dir bei einem Auftrag hilft, egal ob er eine Rechnung mit ABN stellt oder nicht.
- Mietgeräte – Bagger, Gerüste, Generatoren – Tagesmieten, die direkt zu einem Job gehören und nicht zu den allgemeinen Betriebskosten.
- Verbrauchsmaterial & PSA – Klingen, Schrauben, Dichtmittel, Warnwesten, Handschuhe. Klein, stetig, selten korrekt erfasst.
- Werkzeugersatz – Der Bohrer, der auf der Baustelle verschwunden ist, oder das Sägeblatt, das mitten im Schnitt gebrochen ist.
Keiner dieser Punkte wirkt für sich genommen groß. Rechnet man sie jedoch pro Auftrag zusammen, bilden sie oft die Lücke zwischen einer gesunden Marge und einem Auftrag, der gerade so die Kosten deckt.
Excel-Tabelle vs. App
| Methode | Einrichtungsaufwand | Die Realität |
|---|---|---|
| Handschuhfach / Schuhkarton | Keiner | Belege verblassen in der Sonne, gehen verloren, kein Überblick pro Auftrag. |
| Excel-Tabelle | Mittel | Funktioniert eine Woche lang, bis man nach einem 10-Stunden-Tag zu müde für die Pflege ist. |
| Komplexe Buchhaltungssoftware | Hoch | Für den Schreibtisch gebaut, nicht für die Baustelle. Zu viele Klicks zwischendurch. |
| Spezial-App (wie Site Wallet) | Niedrig | Beleg fotografieren, Job zuweisen, fertig in unter 10 Sekunden. |
Ein Praxisbeispiel: Badsanierung
Angenommen, du bietest eine Badsanierung für $8,500 an, mit einem Budget von $2,800 für Material und $1,200 für einen Klempner als Subunternehmer. Wenn jeder Beleg sofort unter „Bad – Nguyen“ erfasst wird, weißt du bei der Rechnungsstellung bereits: Das Material kostete wegen einer Preiserhöhung $3,150, dazu kamen $180 für einen ungeplanten Container. Das sind $8,500 Umsatz gegen $4,530 getrackte Kosten – eine echte Marge, keine Schätzung, wenn das Geld schon längst ausgegeben ist.
Was das ATO wirklich von dir will
- ABN und Geschäftsunterlagen – Als Sole Trader belegen genaue Einnahmen- und Ausgabenaufzeichnungen deine jährliche Steuererklärung. Sie entscheiden darüber, ob du absetzt, was dir zusteht, oder nur rätst.
- GST-Registrierung – Erforderlich, sobald dein Umsatz $75,000 erreicht (oder voraussichtlich erreichen wird). Sobald du registriert bist, sind GST-konforme Steuerrechnungen für jeden Vorsteuerabzug entscheidend.
- BAS (Business Activity Statement) – Wird bei GST-Registrierung meist vierteljährlich eingereicht, um vereinnahmte GST und gezahlte GST-Guthaben zu melden.
- PAYG-Vorauszahlungen – Regelmäßige Vorauszahlungen auf deine voraussichtliche Steuerschuld, basierend auf deinem Einkommen.
- Fahrzeugkosten – Entweder die Cents-per-Kilometre-Methode (einfacher, gedeckelt) oder die Logbook-Methode (erfordert ein 12-Wochen-Fahrtenbuch, erlaubt aber höhere Abzüge).
- Aufbewahrungsfrist – In der Regel fünf Jahre ab Einreichung der entsprechenden Steuererklärung.
Dies ist keine Steuerberatung – Grenzwerte und Regeln ändern sich. Prüfe ato.gov.au oder frag deinen Steuerberater. Aber egal wie die Zahlen lauten, die Routine bleibt gleich: Beleg sofort erfassen, dem Job zuweisen und die BAS-Zeit zur Formsache machen, statt in Panik zu geraten.
Fehler, die deine Kalkulation ruinieren
- Privates und Geschäftliches mischen – Wenn alles über eine Karte läuft, muss später jeder Beleg manuell sortiert werden.
- Kein Job-Tagging – Ein Gesamtwert für „Material“ sagt dir nichts darüber, welcher Auftrag wirklich Gewinn abgeworfen hat.
- Das Fahrtenbuch nachträglich erstellen – Das ATO erwartet zeitnahe Aufzeichnungen; das Gedächtnis trügt meistens sowieso.
- Belege vor der BAS verlieren – Thermopapier verblasst schnell, besonders im heißen Ute.
- Ist-Kosten nie mit dem Angebot vergleichen – Der Wert des Trackings liegt darin, Überschreitungen zu bemerken, solange man noch gegensteuern kann.
Wie Site Wallet das ohne Extra-Aufwand erledigt
Beleg fotografieren und die KI von Site Wallet erkennt Händler, Summe, Datum und GST in etwa zwei Sekunden – selbst bei verblasstem Thermopapier. Mit einem Tippen einem Job zuweisen und zusehen, wie sich die Live-Kosten pro Auftrag aufbauen. So siehst du die Marge, ohne jemals eine Excel-Tabelle anzufassen. Wenn die BAS ansteht: Exportiere eine PDF-Zusammenfassung, eine CSV für deine Buchhaltungssoftware oder ein ZIP aller Belegfotos – fünf Jahre Rechnungen sicher aufbewahrt.
FAQ
Brauche ich Nachkalkulation, wenn ich allein arbeite?
Ja, sogar dringender – als Einzelkämpfer gibt es niemanden sonst, der merkt, wenn ein Auftrag das Budget sprengt. Nur über Job-Kosten erfährst du, welche Aufträge es wert sind, erneut angeboten zu werden.
Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
In der Regel fünf Jahre ab Einreichung der Steuererklärung, wobei einige Unterlagen (z. B. für CGT-Vermögenswerte) länger aufbewahrt werden müssen.
Müssen Barausgaben für einen Job getrackt werden?
Ja. Bar gezahltes Material oder Subunternehmer sind Betriebsausgaben, und erhaltenes Bargeld ist steuerpflichtiges Einkommen – beides muss dokumentiert werden.
Cents-per-Kilometre oder Logbook – was ist besser?
Cents-per-Kilometre ist einfacher, aber auf eine bestimmte Kilometerzahl pro Jahr begrenzt. Ein Logbook erfordert anfangs mehr Aufwand (12-Wochen-Zeitraum), kann aber zu deutlich höheren Abzügen führen, wenn du sehr viel geschäftlich fährst.