Fragen Sie einen Bauunternehmer, was der Bau einer Terrasse gekostet hat, und Sie erhalten meist eine Zahl, die eigentlich nur das ursprüngliche Angebot ist – wiederholt mit mehr Selbstbewusstsein, als sie verdient. Was es tatsächlich gekostet hat – Holz, das mitten im Auftrag teurer wurde, ein gemieteter Stampfer für zwei zusätzliche Tage, Benzin für Fahrten zwischen drei Baustellen – wird selten vor der Steuersaison zusammengerechnet, wenn überhaupt.
Nachkalkulation (Job Costing) bedeutet, in Echtzeit zu verfolgen, was ein spezifischer Auftrag tatsächlich im Vergleich zum Angebot kostet – anstatt alles im nächsten Frühjahr mühsam aus Kontoauszügen zu rekonstruieren. Es sind dieselben Belege, die Sie ohnehin sammeln, nur dass sie direkt dem Auftrag zugeordnet werden, anstatt in der Mittelkonsole des Pickups zu landen.
Was Nachkalkulation für Handwerker wirklich bedeutet
Eine Gewohnheit, die jedes Mal wiederholt wird, wenn Geld für einen Auftrag von Ihrem Konto oder aus Ihrer Brieftasche abfließt: Ordnen Sie es genau diesem Projekt zu, nicht einem allgemeinen Topf für „Material“. Wenn Sie das konsequent tun, erhalten Sie ein Live-Bild der Ausgaben pro Auftrag im Vergleich zum Angebot – anstatt erst festzustellen, dass ein Auftrag kaum Gewinn abgeworfen hat, wenn der Kunde bereits bezahlt hat und weg ist.
Die Kosten, die heimlich Ihre Marge auffressen
- Material & Fahrten zum Großhändler — Holz, Befestigungen, Sanitär- und Elektrobedarf, Farbe. Auf einer großen Rechnung leicht zu verfolgen, bei drei kleinen Besorgungen leicht zu verlieren.
- Kraftstoff & Fahrzeugkosten — Betriebskosten des Trucks zwischen den Baustellen, erfasst über ein Kilometer-Fahrtenbuch.
- Subunternehmer — Jeder, der zur Unterstützung bei einem Auftrag hinzugezogen wird, egal ob in Rechnung gestellt oder direkt bezahlt.
- Mietgeräte — Stampfer, Gerüste, Generatoren – Tagesmieten, die genau zu einem Auftrag gehören.
- Verbrauchsmaterial & PSA — Klingen, Schrauben, Dichtmittel, Sicherheitsausrüstung. Klein, stetig und selten korrekt erfasst.
- Werkzeugersatz — Der Bohrer, der vom LKW verschwunden ist, oder das Sägeblatt, das mitten im Schnitt brach.
Einzeln betrachtet sieht keiner dieser Punkte groß aus. Zusammen ergeben sie bei einem mittelgroßen Auftrag oft die Lücke zwischen einer echten Gewinnspanne und einem Job, der sich gerade so selbst getragen hat.
Tabelle vs. App
| Methode | Einrichtungsaufwand | Was in der Praxis passiert |
|---|---|---|
| Handschuhfach / Schuhkarton | Keiner | Belege verblassen oder fliegen aus dem Fenster; niemals ein Überblick auf Projektebene. |
| Tabellenkalkulation | Mittel | Funktioniert eine Woche lang, stirbt nach der ersten langen Schicht, wenn man zu müde zum Tippen ist. |
| Komplettes Buchhaltungssystem | Hoch | Für den Schreibtisch gebaut, nicht für die Baustelle. Zu viele Schritte während der Arbeit. |
| Spezialisierte App (wie Site Wallet) | Niedrig | Beleg scannen, Auftrag zuordnen, fertig in unter 10 Sekunden. |
Ein Rechenbeispiel: Terrassenbau
Angenommen, Sie bieten einen Terrassenbau für $9,000 an, wobei Sie $3,200 für Holz und Beschläge sowie $900 für einen Subunternehmer für die Fundamente einplanen. Wenn jeder Beleg sofort unter „Terrasse — Tremblay“ erfasst wird, wissen Sie bis zur Rechnungsstellung bereits: Das Holz kostete nach einer Preiserhöhung $3,650, plus $150 für ungeplante Geräte-Miete für einen extra Tag. Das sind $9,000 Angebotssumme gegen $4,700 an getrackten Projektkosten – eine echte Margenzahl, keine Schätzung im Nachhinein.
Was die CRA tatsächlich von Ihnen verlangt
- Aufzeichnungen über Geschäftseinnahmen und -ausgaben — Als Einzelunternehmer melden Sie diese im Formular T2125 als Teil Ihrer persönlichen Steuererklärung. Genaue Projektdaten machen dies zu einer einfachen Zusammenfassung statt zu einer Rekonstruktion.
- GST/HST-Registrierung — Im Allgemeinen erforderlich, sobald Ihr Umsatz über vier aufeinanderfolgende Kalendervierteljahre $30,000 übersteigt (Small Supplier Threshold). Nach der Registrierung stellen Sie GST/HST in Rechnung, führen diese ab und können Vorsteuerabzüge für berechtigte Geschäftskäufe geltend machen.
- Provinzielle Unterschiede — Einige Provinzen nutzen die HST (kombinierter Satz), andere berechnen GST plus eine separate PST – es lohnt sich zu wissen, was an Ihrem Einsatzort gilt.
- Fahrzeugkosten-Nachweise — Die CRA erwartet ein Fahrtenbuch, das geschäftliche von privater Nutzung trennt, um Fahrzeugkosten geltend zu machen.
- Aufbewahrungsfrist — In der Regel sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sie sich beziehen.
Dies ist keine Steuerberatung – Schwellenwerte und Regeln ändern sich. Prüfen Sie canada.ca oder fragen Sie Ihren Buchhalter nach Ihrer spezifischen Situation. Aber egal wie die aktuellen Zahlen aussehen, die Gewohnheit bleibt gleich: Beleg erfassen, wenn er anfällt, dem Auftrag zuordnen und die Steuerzeit zur Formsache statt zum Chaos machen.
Fehler, die Ihre Nachkalkulation ruinieren
- Vermischen von privaten und geschäftlichen Ausgaben auf einer Karte, was später mühsames Aussortieren bedeutet.
- Kein projektbezogenes Tagging — eine einzige Summe für „Material“ sagt nichts darüber aus, welcher Auftrag tatsächlich profitabel war.
- Nachträgliches Rekonstruieren des Fahrtenbuchs — die CRA erwartet zeitnahe Aufzeichnungen, und das Gedächtnis trügt ohnehin oft.
- Verlust von Belegen vor der Einreichung — Thermobelege verblassen schnell, besonders in einem heißen Führerhaus.
- Niemals die Ist-Kosten mit dem Angebot vergleichen — Der Wert des Trackings liegt darin, eine Budgetüberschreitung zu bemerken, solange noch Zeit zum Handeln ist.
Wie Site Wallet das ohne extra Admin-Aufwand löst
Fotografieren Sie einen Beleg und die KI von Site Wallet liest Händler, Summe, Datum und Steuern in etwa zwei Sekunden aus – verblasste Thermobelege inklusive. Ordnen Sie ihn mit einem Fingertipp einem Auftrag zu und sehen Sie zu, wie sich eine laufende Summe pro Projekt von selbst aufbaut. So sehen Sie die Kosten eines Auftrags im Vergleich zum Angebot, ohne eine Excel-Tabelle anzufassen. Zur Steuerzeit exportieren Sie einfach eine PDF-Zusammenfassung, eine CSV für Ihren Buchhalter oder ein ZIP aller Belegfotos – sechs Jahre lang sicher aufbewahrt.
FAQ
Brauche ich Nachkalkulation, wenn ich alleine arbeite?
Ja, vermutlich sogar dringender – als Einzelunternehmer gibt es niemanden sonst, der bemerkt, wenn ein Auftrag das Budget sprengt. Projektsummen zeigen Ihnen, welche Aufträge es wert sind, erneut angeboten zu werden.
Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
In der Regel sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen, obwohl die CRA in bestimmten Situationen eine längere Aufbewahrung verlangen kann.
Müssen Barausgaben für einen Auftrag auch getrackt werden?
Ja. Bargeld, das für Material oder einen Subunternehmer ausgegeben wird, ist eine Geschäftsausgabe, und erhaltenes Bargeld ist steuerpflichtiges Einkommen – beides muss dokumentiert werden.
Muss ich mich für GST/HST registrieren, wenn ich unter der Grenze liege?
Normalerweise nicht, obwohl eine freiwillige Registrierung möglich und manchmal sinnvoll ist, wenn Sie Vorsteuerabzüge geltend machen wollen. Klären Sie dies mit Ihrem Steuerberater.