"App de control de gastos gratuita" es una de las frases más buscadas en este sector, y con razón: nadie quiere soltar los datos de su tarjeta sin saber si una herramienta encaja con su forma de trabajar. El problema es que la mayoría de opciones "gratis" ocultan las mismas limitaciones, que solo aparecen cuando ya te has acostumbrado a la app y el papeleo de un proyecto depende de ella.
Por qué lo gratuito importa más a un autónomo que a nadie
Una gran empresa de reformas puede asumir una suscripción de 20 $ al mes sin inmutarse. Un autónomo que está decidiendo si una app vale la pena necesita probarla a fondo primero —en un trabajo real, con recibos reales— antes de comprometerse. Un plan gratuito que sea realmente utilizable, y no solo una demo limitada, es lo que hace que eso sea posible.
Qué debe incluir un plan gratuito que sea útil de verdad
- Suficientes escaneos de recibos para gestionar un trabajo — no cinco escaneos y un muro de pago, lo cual no te dice nada sobre si la app aguanta el ritmo de una semana real de facturas.
- Etiquetado por proyectos incluido — un plan gratuito que solo ofrece una lista plana de gastos no sirve de nada a un contratista. El seguimiento por obra es la función que más importa, por lo que no debería ser lo primero que te bloqueen tras un plan de pago.
- Exportaciones básicas — como mínimo un CSV o PDF que puedas entregar a tu contable, incluso si los informes más detallados forman parte de un nivel de pago superior.
- Sin tarjeta de crédito obligatoria al empezar — una "prueba gratuita" que pide la tarjeta por adelantado es una suscripción de pago con fecha límite de cancelación, no un plan gratuito.
Las trampas a las que debes estar atento
| Trampa | Lo que significa en realidad |
|---|---|
| Límite mensual de escaneos | Funciona en un mes flojo, pero te deja tirado a mitad de un proyecto cuando tienes mucho trabajo, que es cuando más la necesitas. |
| Etiquetado por obra de pago | La versión gratuita es una lista genérica de gastos, no una herramienta de costes de obra. |
| Exportaciones con marca de agua o bloqueadas | Puedes ver tus datos, pero no puedes entregárselos a tu gestor sin pasar por caja. |
| "Gratis para siempre" que es una prueba de 14 días | Lee la letra pequeña; algunos anuncios mezclan ambos conceptos deliberadamente. |
| Datos retenidos al bajar de plan | Tus recibos siguen ahí, pero no puedes exportarlos ni acceder a ellos totalmente si dejas de pagar el plan premium. |
Lo que te cuesta en realidad una app gratuita lenta o limitada
La app puede ser gratis, pero una que no funcione bien te sale cara. Cada toque extra para evitar un límite de escaneo, cada recibo vuelto a mecanografiar porque la exportación estaba bloqueada, cada obra reetiquetada tras alcanzar el límite a mitad de semana... eso es tiempo real. Y el tiempo en el presupuesto de un autónomo no aparece en el extracto bancario como lo hace una suscripción. Un plan gratuito en condiciones debe permitir que el hábito se forme sin fricciones, porque el hábito es donde reside todo el valor.
Cómo funciona el plan gratuito de Site Wallet
Site Wallet es gratis para empezar y no requiere tarjeta. Escanea recibos, etiquétalos por obra y mira cómo se crea el total en tiempo real de cada proyecto desde el primer día. El etiquetado por obra no es un extra de pago, porque un gestor de gastos que no permite ver costes por proyecto no sirve de mucho a un contratista. Las exportaciones básicas en PDF y CSV están incluidas desde el principio, para que una prueba gratuita te diga de verdad si la app te encaja antes de decidir si quieres pagar por algo más.
Preguntas frecuentes
¿Existe algún escáner de recibos realmente gratuito para contratistas?
Sí. Site Wallet es gratuito para empezar, sin tarjeta de crédito, e incluye etiquetado por obra y exportaciones básicas, no es solo una demo limitada en escaneos.
¿Sirven las apps gratuitas para el registro documental de la CRA?
El requisito de registro documental depende de qué guardas y por cuánto tiempo, no de cuánto pagaste por la app. Un plan gratuito que capture correctamente el proveedor, la fecha, el total y el impuesto (tax) puede cumplirlo igual de bien que uno de pago, siempre que las exportaciones y el almacenamiento no estén bloqueados.
¿Cuándo tiene sentido pagar por un gestor de gastos?
Cuando superes el volumen de escaneo del plan gratuito, necesites que varios miembros del equipo accedan a proyectos compartidos o quieras informes más avanzados. En ese punto, es una decisión basada en el uso real, no en una suposición hecha antes de probar la herramienta.