Ceci est un guide général et non un conseil fiscal personnalisé. Les taux et seuils kilométriques approuvés par le HMRC changent — consultez gov.uk ou votre comptable pour les chiffres actuels.
Les frais de véhicule représentent l'une des dépenses les plus importantes pour un artisan, mais aussi l'une des moins bien suivies. La plupart des professionnels reconstituent un chiffre approximatif en fin d'année de mémoire, ou ne déclarent pas correctement leurs frais car remplir un carnet après coup semble inutile. Aucune de ces solutions n'est optimale : le HMRC exige des relevés contemporains, et sous-estimer un coût légitime, c'est de l'argent perdu.
Deux méthodes pour déclarer les frais de véhicule
- Simplified mileage rate — Le barème kilométrique approuvé par le HMRC (historiquement 45p pour les 10 000 premiers miles par an en voiture ou camionnette, 25p au-delà), couvrant le carburant, l'usure et l'assurance en un taux forfaitaire. Pas besoin de suivre chaque coût individuel, mais un journal de kilométrage reste obligatoire.
- Actual costs — Déclarer un pourcentage d'utilisation professionnelle des frais réels (carburant, assurance, entretien, financement). Cela peut être plus avantageux pour un véhicule utilisé presque exclusivement pour le travail, mais nécessite de conserver chaque reçu et de justifier clairement la répartition pro/perso.
Quelle que soit la méthode, le journal de kilométrage n'est pas optionnel : le HMRC attend un relevé de chaque trajet professionnel, et non une estimation produite a posteriori.
Ce qu'un bon journal de kilométrage doit contenir
- Date du trajet
- Points de départ et d'arrivée (ou codes postaux)
- Objet du déplacement — à quel chantier il se rapporte
- Nombre de miles parcourus
Ce dernier point — lier le kilométrage à un chantier spécifique — est celui où la plupart des applications échouent. Une application générique vous donne un total annuel pour le HMRC. Elle ne vous dit pas que le « Chantier A » a nécessité quatre allers-retours supplémentaires chez le fournisseur qui ont rongé votre marge.
Pourquoi le kilométrage par chantier est crucial
Un chantier qui a nécessité six visites sur site et deux passages chez le fournisseur coûte plus cher en temps de conduite et en carburant qu'un chantier terminé en une seule visite. Si le kilométrage n'est pas affecté au projet, ce coût est invisible jusqu'à ce que la facture totale de carburant tombe en fin d'année. Le suivi par chantier révèle quels projets sont silencieusement plus coûteux, au-delà de la simple déduction fiscale totale.
Tableur vs Application
| Méthode | Ce qui se passe réellement |
|---|---|
| Mémoire, reconstituée plus tard | Estimation approximative, rarement exacte, ne survit pas à un contrôle du HMRC. |
| Carnet de bord papier | Précis si bien tenu, généralement abandonné en un mois. |
| Tableur (Excel) | Efficace si vous notez chaque trajet le jour même — ce que peu de gens font. |
| App avec suivi par chantier (comme Site Wallet) | Trajet enregistré en quelques secondes, lié au projet concerné, intégré au coût réel du chantier. |
Comment Site Wallet gère les frais de véhicule
Le kilométrage et les reçus de carburant sont affectés à un chantier exactement comme n'importe quel autre coût. Ainsi, le total de vos dépenses projet inclut ce qu'il en a réellement coûté pour s'y rendre et en revenir — pas seulement les matériaux et la main-d'œuvre. En fin d'année, exportez ces mêmes enregistrements pour la méthode de calcul choisie par votre comptable.
FAQ
Puis-je changer chaque année entre le forfait kilométrique et les frais réels ?
En règle générale, une fois que vous avez choisi la méthode du forfait kilométrique pour un véhicule, le HMRC s'attend à ce que vous la conserviez pour ce véhicule tant que vous l'utilisez pour votre activité. Vérifiez avec votre comptable avant de changer.
Dois-je aussi noter mes trajets personnels ?
Vous n'avez pas besoin de les déclarer, mais un journal de bord doit clairement séparer l'usage professionnel et personnel afin que votre total de miles professionnels soit justifiable si le HMRC vous le demande.
Et si j'estime mon kilométrage depuis des années ?
Désormais, enregistrez chaque trajet professionnel au fur et à mesure. Un journal contemporain et justifiable à partir d'aujourd'hui est bien plus solide que d'essayer de corriger rétroactivement des estimations passées.