Esta es una guía general, no un asesoramiento fiscal personalizado. Las tasas de kilometraje aprobadas por la HMRC y sus umbrales cambian; consulta gov.uk o a tu contable para ver las cifras actuales.
Los gastos de vehículo son uno de los mayores costes para un profesional de la construcción y, a menudo, uno de los peor registrados. La mayoría suele reconstruir una cifra aproximada de millas al final del año de memoria, o directamente no desgrava los costes del vehículo porque registrarlo tarde parece inútil. Ninguna de las dos opciones es buena: la HMRC exige registros contemporáneos, y no reclamar un coste legítimo es dejar dinero sobre la mesa.
Dos formas de reclamar los gastos del vehículo
- Tasa de kilometraje simplificada — La tasa aprobada por la HMRC por milla de negocio (históricamente 45p por las primeras 10,000 millas al año en coche o furgoneta, y 25p a partir de ahí), que cubre combustible, desgaste y seguro en una tarifa plana. No necesitas rastrear cada gasto individual, pero sigues necesitando un registro de kilometraje.
- Costes reales — Reclamar un porcentaje de uso profesional sobre los gastos reales (combustible, seguro, revisiones, financiación). Esto puede ser más rentable para un vehículo usado casi exclusivamente para el trabajo, pero requiere guardar cada ticket y una separación clara del uso profesional.
Independientemente del método, el registro de kilometraje no es opcional: la HMRC espera un registro de cada trayecto de trabajo, no una estimación hecha a posteriori.
Qué necesita un registro de kilometraje adecuado
- Fecha del trayecto
- Puntos de origen y destino (o códigos postales)
- Propósito del viaje: a qué obra o trabajo corresponde
- Millas recorridas
Ese último punto —vincular el kilometraje a una obra específica— es donde fallan la mayoría de apps. Una app de kilometraje genérica te da un total anual para la HMRC, pero no te dice que la "Obra A" requirió cuatro viajes extra al almacén que se comieron tu margen de beneficio.
Por qué importa el kilometraje por obra, no solo el total anual
Una obra que necesitó seis visitas al sitio y dos paradas extra en el proveedor cuesta más en tiempo de vehículo y combustible que una terminada en una sola visita. Si el kilometraje no se etiqueta por obra, ese coste es invisible hasta que sumas la factura de combustible de todo el año. Rastrear el kilometraje por proyecto te muestra qué trabajos son silenciosamente más caros, más allá de la deducción fiscal total.
Excel vs App
| Método | Lo que ocurre en realidad |
|---|---|
| Memoria, reconstruido tarde | Estimación a ojo, rara vez exacta, no aguanta una inspección de la HMRC. |
| Libro de ruta en papel | Preciso si se mantiene al día, pero suele abandonarse al mes. |
| Hoja de cálculo (Excel) | Funciona si anotas cada viaje el mismo día; la mayoría no lo hace. |
| App con registro por obra (como Site Wallet) | Trayecto registrado en segundos, asignado a su obra y sumado al coste real del proyecto. |
Cómo gestiona Site Wallet los costes de vehículo
Los recibos de kilometraje y combustible se asignan a una obra igual que cualquier otro coste. Así, el total acumulado de una obra incluye lo que realmente costó ir y volver, no solo materiales y mano de obra. Al final del año, exporta esos mismos registros para el método que tu contable use para calcular tu reclamación de gastos de vehículo.
FAQ
¿Puedo cambiar entre tasa de kilometraje y costes reales cada año?
Generalmente, una vez que eliges el método de tasa de kilometraje para un vehículo, la HMRC espera que sigas con él para ese vehículo mientras lo uses para el negocio. Consulta con tu contable antes de cambiar.
¿Tengo que registrar también los viajes personales?
No para reclamarlos, pero un registro de kilometraje debe separar claramente el uso profesional del personal para que el total de millas de trabajo sea defendible si la HMRC pregunta.
¿Y si llevo años haciendo estimaciones a ojo?
A partir de ahora, registra cada viaje de trabajo al momento. Un registro contemporáneo y defendible desde hoy en adelante es mucho más sólido que intentar arreglar estimaciones históricas de forma retroactiva.