Dies ist eine allgemeine Orientierungshilfe, keine persönliche Steuerberatung. Die von der HMRC genehmigten Kilometerpauschalen und Schwellenwerte ändern sich – prüfen Sie gov.uk oder fragen Sie Ihren Buchhalter nach den aktuellen Zahlen.
Fahrzeugkosten sind eine der größten Ausgaben für Handwerker und gleichzeitig eine der am ungenauesten erfassten. Die meisten rekonstruieren am Jahresende aus dem Gedächtnis einen groben Kilometerstand oder machen Fahrzeugkosten gar nicht erst geltend, weil eine nachträgliche Protokollierung sinnlos erscheint. Beides ist riskant – die HMRC erwartet zeitnahe Aufzeichnungen, und wer berechtigte Kosten nicht geltend macht, lässt bares Geld liegen.
Zwei Wege, Fahrzeugkosten abzurechnen
- Simplified mileage rate (Vereinfachte Kilometerpauschale) — Die von der HMRC genehmigte Pauschale pro geschäftlicher Meile (historisch 45p für die ersten 10.000 Meilen pro Jahr mit PKW oder Transporter, danach 25p). Dies deckt Kraftstoff, Verschleiß und Versicherung pauschal ab. Sie müssen keine Einzelkosten tracken, benötigen aber dennoch ein Fahrtenbuch.
- Actual costs (Tatsächliche Kosten) — Hierbei wird der geschäftliche Anteil der realen Betriebskosten (Kraftstoff, Versicherung, Wartung, Finanzierung) geltend gemacht. Das kann sich bei fast ausschließlich geschäftlich genutzten Fahrzeugen lohnen, erfordert aber das Sammeln jeder Quittung und eine klare Trennung der Nutzung.
Unabhängig von der Methode ist das Fahrtenbuch nicht optional – die HMRC erwartet eine Aufzeichnung jeder einzelnen Geschäftsreise, keine später erstellte Schätzung.
Was ein ordentliches Fahrtenbuch enthalten muss
- Datum der Fahrt
- Start- und Zielpunkt (oder Postleitzahlen)
- Zweck der Fahrt – Bezug zu welchem Auftrag
- Gefahrene Meilen
Der letzte Punkt – die Verknüpfung der Kilometer mit einem spezifischen Auftrag – ist die Schwachstelle der meisten Tracker. Eine Standard-App liefert Ihnen eine Jahressumme für die HMRC. Sie sagt Ihnen jedoch nicht, dass Auftrag A vier zusätzliche Fahrten zum Großhändler erforderte, die die Marge aufgefressen haben.
Warum projektbezogene Kilometer zählen, nicht nur die Jahressumme
Ein Auftrag, der sechs Baustellenbesuche und zwei Materialfahrten erforderte, kostet mehr Zeit und Sprit als einer, der in einem Besuch erledigt wurde. Wenn die Kilometer nicht dem Job zugeordnet sind, bleiben diese Kosten unsichtbar, bis die Treibstoffrechnung am Jahresende summiert wird. Das Tracking pro Auftrag zeigt Ihnen, welche Projekte in Wahrheit teurer sind, statt nur den gesamten Steuerabzug zu ermitteln.
Tabelle vs. App
| Methode | Was in der Realität passiert |
|---|---|
| Gedächtnisprotokoll im Nachhinein | Grobe Schätzung, selten genau, hält keiner HMRC-Prüfung stand. |
| Fahrtenbuch aus Papier | Genau, wenn es gepflegt wird – meist nach einem Monat abgebrochen. |
| Tabellenkalkulation (Excel) | Funktioniert nur bei täglicher Pflege – was kaum jemand tut. |
| App mit projektbasierter Erfassung (wie Site Wallet) | Fahrt in Sekunden geloggt, dem Projekt zugeordnet, in Echtkosten eingeflossen. |
Wie Site Wallet Fahrzeugkosten handhabt
Kilometer und Kraftstoffbelege werden genau wie alle anderen Kosten einem Auftrag zugeordnet. So enthält die laufende Summe eines Projekts die tatsächlichen Anfahrtskosten – nicht nur Material und Arbeit. Am Jahresende exportieren Sie einfach die Berichte für die Methode, die Ihr Buchhalter zur Berechnung Ihres Fahrzeuganspruchs verwendet.
FAQ
Kann ich jedes Jahr zwischen Kilometerpauschale und tatsächlichen Kosten wechseln?
Im Regelfall erwartet die HMRC, dass Sie bei der gewählten Methode für ein Fahrzeug bleiben, solange Sie es geschäftlich nutzen. Klären Sie einen Wechsel vorab mit Ihrem Buchhalter.
Muss ich auch Privatfahrten protokollieren?
Sie müssen diese nicht steuerlich geltend machen, aber ein Fahrtenbuch sollte geschäftliche und private Nutzung klar trennen, damit die geschäftliche Summe gegenüber der HMRC belegbar bleibt.
Was ist, wenn ich meine Kilometer seit Jahren nur schätze?
Fangen Sie ab sofort an, jede Geschäftsreise zeitnah zu protokollieren. Ein glaubwürdiges, aktuelles Logbuch ab heute ist weitaus stärker als der Versuch, historische Schätzungen rückwirkend zu korrigieren.