Wer mehrere Baustellen gleichzeitig stemmt, kennt das: Ein Besuch beim Händler, der Wagen voll mit Material für zwei verschiedene Projekte, eine Quittung an der Kasse. Wenn man nun den kompletten Beleg einfach auf das Projekt bucht, das gerade in der App offen ist, hat man die Kosten für das eine Projekt künstlich aufgebläht und für das andere unterschlagen. Meistens geht es nicht um Unsummen, aber es passiert oft genug, dass man am Ende keiner Kalkulation mehr trauen kann.

Warum ein Beleg pro Projekt schlimmer ist, als es aussieht

Der Fehler gleicht sich nicht von selbst aus. Projekt A sieht aus, als wäre es beim Material über Budget gelaufen, obwohl das nicht stimmt. Projekt B wirkt künstlich billig – genau das falsche Signal, das dazu führt, dass man das nächste ähnliche Projekt zu niedrig kalkuliert. Rechnet man das auf ein ganzes Jahr voller gemeinsamer Materialeinkäufe hoch, werden die Daten, auf die man sich bei der Angebotserstellung verlässt, schleichend unbrauchbar.

Die Lösung: Zuweisen statt Abladen

Der Beleg selbst muss nicht physisch zerschnitten werden. Die meisten Tools zum Scannen von Belegen ermöglichen es, eine Quittung für mehr als ein Projekt zu erfassen, wobei man einfach den Anteil eingibt, der für das jeweilige Projekt anfällt. Wenn die einzelnen Posten auf dem Beleg klar ersichtlich sind, ist die Zuweisung nach Positionen am genauesten. Handelt es sich um einen Pauschalbetrag für einen gemischten Einkauf, reicht eine realistische Schätzung nach Projektanteil völlig aus – besser eine ehrliche Schätzung als eine Summe, die komplett dem falschen Auftrag zugeordnet ist.

Ein Rechenbeispiel

Nehmen wir an, ein Einkauf kostet insgesamt 240: 150 für Holz für einen Zaun und 90 für Dichtmittel und Befestigungen für eine Badsanierung in der gleichen Woche. Wenn man die gesamten 240 auf das Projekt bucht, das beim Scannen gerade aktiv war, ist die Materialsumme des einen Projekts um 90 zu hoch und die des anderen um 90 zu niedrig – eine irreführende Zahl für beide, egal wie korrekt der Beleg an sich ist.

Wann sich das Splitten nicht lohnt

Nicht jeder gemischte Einkauf erfordert Präzision. Eine Handvoll Schrauben oder eine Tube Silikon, die bei einem viel größeren Projektaufwand kaum ins Gewicht fallen, sind den Verwaltungsaufwand des Splittens nicht wert. Buche es auf das Projekt, für das es hauptsächlich gedacht ist, und fertig. Die Gewohnheit ist vor allem bei Beträgen wichtig, die groß genug sind, um die Zahlen eines Projekts wirklich zu verändern.

Wie Site Wallet das löst

Ein gescannter Beleg kann auf mehr als ein Projekt aufgeteilt werden, wobei der Anteil für jedes Projekt direkt beim Taggen eingegeben wird. So verfälscht ein einzelner Einkauf für zwei Baustellen nicht die laufenden Kosten. Der Originalbeleg bleibt als Nachweis mit beiden Projekten verknüpft, wobei nur der jeweils relevante Anteil in die Kostenrechnung einfließt.

FAQ

Muss ich zwei Kopien des Belegs aufbewahren?

Nein – dasselbe gescannte Bild kann mit beiden Projekten verknüpft werden. Jedes Projekt zeigt seinen eigenen zugewiesenen Anteil an der Gesamtsumme, sodass keine Duplikate für die Buchhaltung erforderlich sind.

Was ist, wenn ich mich beim Aufteilen leicht verschätze?

Eine ehrliche, angemessene Schätzung ist weitaus besser, als den gesamten Beleg einem einzigen Projekt zuzuweisen. Präzision bis auf den Cent ist weniger wichtig als die Vermeidung von Zahlen, die für eines der beiden Projekte schlichtweg falsch sind.

Gilt das auch für Kraftstoff und Kilometergeld?

Ja – ein Tankstopp oder eine Tagesfahrt zwischen mehreren Baustellen wirft das gleiche Problem auf und hat die gleiche Lösung: Weise die Kosten basierend auf der tatsächlich für jedes Projekt gefahrenen Strecke zu, anstatt alles auf ein Projekt abzuladen.