Es algo que pasa casi cada semana cuando llevas varios proyectos a la vez: una visita al proveedor, un carro con materiales para dos obras distintas y un solo ticket al pasar por caja. Si asignas el total a la obra que tengas abierta en la app en ese momento, habrás inflado los costes de una y subestimado los de la otra. Quizás no parezca mucho, pero ocurre lo suficiente como para que al final no puedas fiarte del presupuesto de ninguna de las dos.
Por qué asignar un ticket entero a una sola obra es peor de lo que parece
El error no se compensa solo. La Obra A terminará pareciendo que se ha pasado de presupuesto en materiales cuando no es así; la Obra B parecerá artificialmente barata, que es exactamente el tipo de señal falsa que te lleva a presupuestar a la baja un trabajo similar la próxima vez. Multiplica eso por un año entero de visitas compartidas al almacén y la cifra de "materiales por obra" en la que confías para futuros presupuestos dejará de ser fiable en todos tus proyectos.
La solución: asignar, no volcar
No hace falta romper el ticket físicamente. La mayoría de las herramientas de escaneo de tickets te permiten registrar un mismo documento en más de una obra, introduciendo la parte que realmente corresponde a cada una. Si los artículos están detallados en el ticket, asignar por líneas de producto es lo más preciso. Si es solo una suma total por un carro de materiales mezclados, una estimación razonable basada en las necesidades de cada obra es suficiente: es mejor una estimación honesta que un total asignado a la obra equivocada.
Un ejemplo práctico
Imagina que una compra en el almacén suma un total de 240: 150 en madera para un vallado y 90 en fijaciones y selladores para una reforma de baño esa misma semana. Si asignas los 240 a la obra que tenías abierta al escanear, el total de materiales de una obra estará inflado en 90 y el de la otra reducido en la misma cantidad. Es un dato engañoso para ambas, por muy real que sea el ticket en sí.
Cuándo no merece la pena dividir
No todas las compras mixtas requieren precisión quirúrgica. Un puñado de tornillos o un tubo de silicona que son puramente incidentales respecto al total de una obra grande no valen el esfuerzo administrativo de dividirlos. Asígnalo a la obra principal y sigue adelante. El hábito importa, sobre todo, en compras lo suficientemente grandes como para alterar los números de un proyecto.
Cómo gestiona esto Site Wallet
Un ticket escaneado puede distribuirse entre varias obras, introduciendo la parte correspondiente a cada una en el momento de etiquetarlo. Así, una sola visita al proveedor para dos sitios distintos no distorsiona el balance de costes de ninguna obra. El ticket original permanece adjunto a ambos proyectos como justificante, pero solo la parte relevante computa en el coste de cada uno.
Preguntas frecuentes
¿Necesito guardar dos copias del ticket?
No. La misma imagen escaneada puede vincularse a ambas obras, mostrando cada una su parte proporcional del total, por lo que no hace falta duplicar documentos en tus registros.
¿Qué pasa si me equivoco ligeramente al dividirlo?
Una estimación honesta y razonable es mucho mejor que asignar el ticket completo a una sola obra. La precisión al céntimo importa menos que evitar un dato que sea rotundamente falso para uno de los dos proyectos.
¿Esto se aplica también al combustible y al kilometraje?
Sí. Repostar combustible o un día de conducción entre varias obras presenta el mismo problema y tiene la misma solución: asigna el gasto según el trayecto real realizado para cada obra en lugar de cargarlo todo a una sola.