Esta es información general, no asesoramiento fiscal personalizado. Consulta irs.gov o a tu contable para tu caso específico.

La mayoría de los contratistas incluyen los costes grandes y obvios: materiales, combustible, pagos a subcontratistas. Sin embargo, son las categorías más pequeñas y fáciles de olvidar las que restan dinero silenciosamente cada año, simplemente porque nadie pensó en registrarlas como gastos de empresa en su momento.

Pequeñas herramientas y consumibles

Hojas de sierra, tornillos, selladores o fijaciones compradas en pequeñas cantidades en lugar de en un gran pedido al almacén. Rara vez se registran porque parece que un solo ticket no merece la pena. Súmalos durante un año y verás que es una cifra importante que se queda sin reclamar.

EPIS y ropa de trabajo

Botas con punta de acero, chalecos reflectantes, gafas de seguridad o ropa térmica para trabajar a la intemperie: son gastos deducibles legítimos que a menudo se compran sin pensar en guardar el recibo.

Proporción de gastos de teléfono y administración

Si usas tu teléfono tanto para el trabajo como para uso personal, una proporción razonable de la factura es deducible. Muchos contratistas nunca reclaman nada porque lo ven como "solo la factura del móvil", no como un coste del negocio.

Formación y certificaciones

Las tasas de cursos, renovaciones de licencias y credenciales profesionales necesarias para tu actividad suelen ser deducibles, incluyendo la formación continua para mantener una licencia vigente.

Comisiones bancarias y costes financieros

Las comisiones de las cuentas de empresa y los intereses de la financiación utilizada para comprar herramientas o un vehículo de trabajo suelen ser deducibles, pero rara vez se rastrean como un coste independiente.

Espacio de oficina en casa

Si usas una parte de tu casa exclusivamente para la administración del negocio (presupuestos, facturación, pedidos), generalmente puedes reclamar una proporción de los costes de mantenimiento mediante la deducción por oficina en casa, ya sea con el método simplificado o el de gastos reales.

Por qué se olvidan estos gastos

El patrón siempre es el mismo: no es que los contratistas no gasten el dinero, es que el recibo nunca se etiqueta como gasto de empresa. Un paquete de tornillos de 10 $ en la ferretería no parece formar parte de "la contabilidad" como lo hace una factura de 500 $ de un proveedor, pero al IRS no le importa el tamaño del ticket, sino si es un gasto comercial legítimo, ordinario y necesario, con el papeleo que lo respalde.

La solución es el hábito de captura, no la memoria

Nadie se acuerda de cada pequeña compra de hace seis meses cuando llega la época de impuestos. La solución no es intentar recordar mejor, sino escanear cada recibo en el momento en que se genera, sin importar el importe, para que nada se pierda por el camino. Es el mismo hábito que explicamos en nuestra guía sobre costes por proyecto para el Schedule C.

Preguntas frecuentes

¿Vale la pena registrar un recibo de 5 $?

Individualmente, no. A lo largo de un año con docenas de compras pequeñas, sí; suma una cantidad real de dinero, y el esfuerzo de registrarlo digitalmente son apenas un par de segundos.

¿Qué pasa si nunca he reclamado esto antes?

Habla con un asesor fiscal para ver si se pueden presentar declaraciones enmendadas de años anteriores, pero lo más útil es asegurarte de que no siga ocurriendo de ahora en adelante.

¿Deben ir en recibos distintos a los de los materiales?

No. Pueden estar en el mismo sistema que todo lo demás, etiquetados en la categoría correcta, siempre y cuando se registren.