Im Showroom gekaufte Badfliesen, eine online bestellte Küchenarmatur oder Altholzböden vom Spezialisten – vom Kunden gestellte Materialien sind bei hochwertigen Aufträgen üblich. Der Kunde spart sich so Ihren Aufschlag. Gleichzeitig entsteht jedoch ein toter Winkel in der Kostenrechnung, wenn nur die Ausgaben erfasst werden, die über Ihr eigenes Konto liefen.

Warum diese Posten trotzdem in Ihre Kostenaufstellung gehören

Die Nachkalkulation soll zwei Fragen beantworten: Was hat der Auftrag wirklich gekostet und lief alles nach Plan? Kundenseitig beigestellte Materialien gehören zu beiden Antworten, auch wenn kein Geld von Ihrem Konto geflossen ist. Wenn ein vom Kunden besorgter Artikel defekt ist, die falsche Größe hat oder schlicht nicht rechtzeitig geliefert wird, entstehen Kosten – durch Verzögerungen, Mehraufwand oder Streitigkeiten über die Verantwortlichkeit. All das erscheint nie auf einer Ihrer Quittungen.

Drei Dinge, die Sie protokollieren sollten (auch ohne eigene Kosten)

  • Was wurde geliefert und wann kam es an? – Eine einfache Notiz zum Projekt, kein ganzer Beleg. Das reicht aus, um bei Zeitverzug zu belegen, dass die Lieferverzögerung nicht Ihre Schuld war.
  • Mehraufwand durch Eigenleistungen des Kunden – Zeitaufwand für das Hinterhertelefonieren bei Lieferverzug, das Anpassen von Anschlüssen oder die Koordination von Lieferfenstern. Das ist reale Arbeitszeit und gehört wie jeder andere Kostenpunkt zum Projekt.
  • Zustand bei Lieferung – Ein schnelles Foto von beschädigt oder falsch gelieferter Ware schützt Sie, falls der Mangel erst beim Einbau bemerkt wird und es Streit darüber gibt, wer haftet.

Regeln klären, bevor die Ware eintrifft

Die meisten Konflikte lassen sich vermeiden, wenn man vor Projektbeginn klare Absprachen trifft: Vereinbaren Sie explizit, dass die Installation nur erfolgt, wenn die Ware pünktlich, unbeschädigt und spezifikationsgemäß vor Ort ist. Halten Sie fest, dass Verzögerungen oder Defekte bei beigestelltem Material nicht zu Ihren Lasten gehen. Ein Satz im Angebot genügt oft schon.

Ein Praxisbeispiel

Angenommen, bei einem Kücheneinbau stellt der Kunde Spüle und Armatur selbst. Kommt die Spüle zwei Tage zu spät und ist dies im Projektlog vermerkt, gibt es einen klaren, dokumentierten Grund, warum der Einbau zwei Tage länger gedauert hat. So wirkt es nicht wie ein vages „Es hat halt länger gedauert“, das Ihre Zeitplanung schlecht aussehen lässt.

Wie Site Wallet dabei hilft

Ein Projekt in Site Wallet beschränkt sich nicht auf Ihre eigenen Belege. Notizen, Fotos und Liefertermine können direkt neben den erfassten Quittungen und Barausgaben protokolliert werden. So haben Sie bei Bedarf das vollständige Bild des Projektablaufs parat – und nicht nur das, was Sie persönlich eingekauft haben.

FAQ

Sollte beigestelltes Material überhaupt im Angebot stehen?

Es ist sinnvoll, es auch mit einem Wert von 0,00 € aufzuführen. So gibt es einen schriftlichen Beleg darüber, was der Kunde liefert und was in Ihrem Leistungsumfang enthalten ist.

Was, wenn beigestelltes Material Mehraufwand verursacht und der Kunde nicht zahlen will?

Genau deshalb sollte die Vereinbarung vorab stehen. Ein Angebot, das besagt, dass Mehraufwand durch beigestellte Materialien separat abgerechnet wird, gibt Ihnen die rechtliche Grundlage für die spätere Rechnung ohne Diskussionen.

Muss ich jedes vom Kunden gestellte Teil fotografieren?

Nicht jedes Kleinteil. Aber bei teuren, zerbrechlichen oder kritischen Elementen ist ein schnelles Foto bei Ankunft eine günstige Versicherung gegen spätere Reklamationsansprüche.