Azulejos de baño comprados en una exposición, un grifo de cocina que el cliente encontró por internet, suelos recuperados de un proveedor especializado... los materiales aportados por el cliente son habituales en proyectos de alta gama y les ahorran el margen comercial del profesional. Sin embargo, generan un punto ciego en el análisis de costes si solo monitorizas los movimientos de tu propia cuenta.
Por qué esto debe figurar en tu registro de costes
El control de costes sirve para responder a dos preguntas: ¿cuánto ha costado realmente este trabajo? y ¿ha salido según lo previsto? Los materiales del cliente influyen en ambas respuestas, aunque no haya salido dinero de tu bolsillo. Si un artículo del cliente sale defectuoso, es de la talla equivocada o llega tarde, eso supone un coste para la obra (en retrasos, mano de obra extra o disputas sobre quién tiene la culpa), aunque nunca aparezca en tus facturas.
Tres cosas que vale la pena registrar aunque no las pagues
- Qué se suministró y cuándo llegó realmente: una nota rápida vinculada al proyecto, no hace falta una factura completa, pero sí lo suficiente para demostrar que un retraso en la entrega no fue culpa tuya si el calendario se descuadra.
- Cualquier mano de obra extra derivada del acuerdo: el tiempo dedicado a reclamar una entrega tardía, ajustar una pieza porque la elegida por el cliente tiene medidas distintas a las previstas o coordinar la descarga. Es tiempo real y debe imputarse al proyecto como cualquier otro coste.
- Estado a la llegada: una foto rápida de cualquier cosa que llegue dañada o incorrecta te protege si el problema se descubre a mitad de la instalación y surge una disputa sobre quién es el responsable.
Fija las condiciones antes de que llegue el material
La conversación que evita la mayoría de los conflictos debe ocurrir antes de empezar: acuerda explícitamente que la instalación depende de que el artículo llegue a tiempo, sin daños y conforme a lo especificado. Aclara que los retrasos o defectos en materiales del cliente no son responsabilidad de tu calendario ni de tu presupuesto. Ponlo por escrito, aunque sea brevemente: una línea en el presupuesto es suficiente.
Un ejemplo práctico
Imagina una reforma de cocina donde el cliente pone el fregadero y el grifo. Si el fregadero llega con dos días de retraso y ese evento está registrado en el proyecto, tienes un motivo documentado y directo de por qué la obra se alargó dos días más de lo previsto. No es un vago "tardamos más de lo esperado" que hace que tu gestión del tiempo parezca el problema.
Cómo gestiona esto Site Wallet
Un proyecto en Site Wallet no se limita a los recibos que tú has pagado. Puedes registrar notas, fotos y fechas de entrega junto a los gastos y entradas de efectivo que monitorizas directamente. Así, tienes la visión completa de lo que ocurrió en la obra (no solo de lo que compraste) siempre que lo necesites.
Preguntas frecuentes
¿Deben aparecer los materiales aportados por el cliente en el presupuesto?
Vale la pena mencionarlos incluso con coste cero, para que conste por escrito qué se acordó que traería el cliente frente a lo que tú te comprometiste a suministrar.
¿Qué pasa si un material del cliente causa mano de obra extra y no quieren pagarla?
Por eso es vital pactarlo antes. Un presupuesto que especifique que la mano de obra extra derivada de materiales externos se factura aparte te da base legal para cobrarla sin discusiones posteriores.
¿Necesito fotos de cada artículo que traiga el cliente?
No de todos, pero para cualquier cosa cara, frágil o que pueda dar problemas de instalación, una foto rápida al recibirla es un seguro barato contra reclamaciones meses después.