Esta es una guía general, no un asesoramiento fiscal personalizado. Las tasas y umbrales de la ATO cambian; consulta ato.gov.au o a tu gestor para ver las cifras actuales.
Los gastos de vehículo son uno de los mayores costes para un profesional de la construcción y uno de los que se registran con menos precisión. La mayoría calcula una cifra aproximada de kilómetros de memoria al hacer la declaración, o ni siquiera los reclama porque rellenar un libro de registro a toro pasado parece inútil. Ninguna de las dos opciones te conviene: la ATO exige registros actualizados al día, y no reclamar un coste legítimo es dejar dinero sobre la mesa.
Dos formas de reclamar gastos de vehículo
- Método cents-per-kilometre: una tarifa fija por kilómetro de trabajo (la ATO la actualiza cada año), limitada a 5.000 kilómetros profesionales anuales. Es sencillo, no requiere recibos de gastos de mantenimiento, pero tiene un tope.
- Método logbook (libro de registro): un registro de muestra de 12 semanas establece tu porcentaje de uso profesional, que luego se aplica a los costes reales (combustible, seguro, revisiones, depreciación) de todo el año. Requiere más esfuerzo inicial, pero puede suponer una deducción mucho mayor si el uso profesional es elevado.
Sea cual sea el método, se espera un registro de los viajes de trabajo: incluso el método cents-per-kilometre requiere que demuestres una base razonable para los kilómetros reclamados.
Qué necesita un libro de registro adecuado
- Fecha del trayecto
- Lecturas del cuentakilómetros (inicio y fin) o distancia recorrida
- Propósito del viaje: a qué trabajo o proyecto corresponde
- Un periodo de muestra continuo de 12 semanas que sea representativo de tu patrón de viaje habitual
Vincular cada viaje a un trabajo específico es donde fallan la mayoría de las apps de kilometraje. Un rastreador genérico te da un total anual para la ATO, pero no te dice que un proyecto necesitó cinco visitas extra que se comieron silenciosamente tu margen de beneficio.
Por qué importa el kilometraje por proyecto, no solo el total anual
Un trabajo que requirió múltiples visitas y viajes extra a proveedores cuesta más en tiempo de vehículo y combustible que uno terminado en un solo viaje. Si los kilómetros no están etiquetados al proyecto, ese coste es invisible hasta que llega la factura total de combustible del año. Registrar el kilometraje por trabajo muestra qué proyectos son realmente más caros de ejecutar, no solo cuál es la deducción fiscal total.
Hoja de cálculo vs. App
| Método | Lo que acaba pasando |
|---|---|
| Memoria, reconstruido tarde | Estimación aproximada, rara vez exacta, no sobrevive a una auditoría de la ATO. |
| Libro de registro en papel | Preciso si se mantiene las 12 semanas, pero suele abandonarse a los quince días. |
| Hoja de cálculo | Funciona si anotas cada viaje el mismo día; la mayoría no lo hace. |
| App con registro por proyecto (como Site Wallet) | Un trayecto anotado en segundos, asignado a su obra y sumado al coste real del trabajo. |
Cómo gestiona Site Wallet los gastos de vehículo
El kilometraje y los recibos de combustible se asignan a un proyecto igual que cualquier otro coste. Así, el total acumulado de un trabajo incluye lo que realmente costó ir y volver, no solo materiales y mano de obra. Al llegar la temporada de impuestos, exporta esos mismos registros para el método que tú o tu gestor prefiráis para calcular la reclamación del vehículo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar el método cents-per-kilometre un año y el logbook al siguiente?
Sí, puedes elegir el método que más te convenga cada año, aunque cambiar al método logbook requiere un nuevo registro de 12 semanas para establecer tu porcentaje de uso profesional.
¿Debo registrar también los viajes personales?
Para el método logbook, sí. El libro de registro debe reflejar tanto el uso profesional como el personal durante el periodo de muestra para establecer un porcentaje exacto.
¿Qué pasa si llevo años estimando mis kilómetros?
A partir de ahora, registra cada viaje de trabajo al momento. Un libro de registro justificable y actualizado desde hoy mismo es mucho más sólido que intentar corregir estimaciones históricas de forma retroactiva.