Dies ist ein allgemeiner Leitfaden, keine persönliche Steuerberatung. ATO-Sätze und Grenzwerte ändern sich – prüfe ato.gov.au oder frage deinen Steuerberater nach den aktuellen Zahlen.
Fahrzeugkosten sind eine der größten Ausgaben für Handwerker und gleichzeitig eine der am ungenauesten erfassten. Die meisten schätzen zur Steuerzeit grobe Kilometerzahlen aus dem Gedächtnis oder setzen Fahrzeugkosten gar nicht richtig ab, weil das nachträgliche Erstellen eines Fahrtenbuchs sinnlos erscheint. Beides ist suboptimal – die ATO erwartet zeitnahe Aufzeichnungen, und legitime Kosten nicht geltend zu machen, ist verschenktes Geld.
Zwei Wege, Fahrzeugkosten abzusetzen
- Cents-per-kilometre method – ein fester Satz pro geschäftlichem Kilometer (die ATO aktualisiert diesen jährlich), gedeckelt auf 5.000 geschäftliche Kilometer pro Jahr. Einfach, keine Belege für laufende Kosten nötig, aber eben begrenzt.
- Logbook method – ein 12-wöchiges Muster-Fahrtenbuch ermittelt den Prozentsatz deiner geschäftlichen Nutzung, der dann auf die tatsächlichen laufenden Kosten (Sprit, Versicherung, Service, Abschreibung) für das gesamte Jahr angewendet wird. Mehr Aufwand vorab, kann aber bei hoher geschäftlicher Nutzung zu einer deutlich höheren Steuererstattung führen.
Unabhängig von der Methode wird ein Nachweis der Geschäftsfahrten erwartet – auch die Cents-per-kilometre-Methode erfordert eine plausible Grundlage für die geltend gemachten Kilometer.
Was ein ordentliches Fahrtenbuch braucht
- Datum der Fahrt
- Start- und Endstand des Kilometerzählers oder die Distanz
- Zweck der Fahrt – welcher Auftrag damit verbunden ist
- Ein zusammenhängender 12-Wochen-Zeitraum, der typisch für dein normales Fahrverhalten ist
Die Verknüpfung jeder Fahrt mit einem spezifischen Auftrag ist der Punkt, an dem die meisten Apps scheitern. Ein generischer Tracker liefert dir eine Jahressumme für die ATO. Er sagt dir aber nicht, dass ein Auftrag fünf zusätzliche Baustellenbesuche erforderte, die heimlich deine Marge aufgefressen haben.
Warum Kilometer auf Auftragsebene zählen, nicht nur die Jahressumme
Ein Auftrag, der mehrere Baustellenbesuche und zusätzliche Fahrten zum Händler erforderte, kostet mehr Zeit und Sprit als einer, der in einer Fahrt erledigt wurde. Wenn die Kilometer jedoch nicht dem Auftrag zugeordnet werden, bleiben diese Kosten unsichtbar, bis am Jahresende die Gesamtrechnung kommt. Das Tracking pro Auftrag zeigt, welche Jobs im Betrieb teurer sind, und nicht nur, wie hoch der Steuerabzug ausfällt.
Tabelle vs. App
| Methode | Was in der Realität passiert |
|---|---|
| Gedächtnisprotokoll im Nachhinein | Grobe Schätzung, selten genau, hält keiner ATO-Prüfung stand. |
| Fahrtenbuch aus Papier | Genau, wenn es 12 Wochen durchgezogen wird – wird meist nach zwei Wochen aufgegeben. |
| Excel-Tabelle | Funktioniert, wenn man jede Fahrt am selben Tag einträgt – macht kaum jemand. |
| App mit Auftragszuordnung (wie Site Wallet) | Fahrt in Sekunden geloggt, dem Auftrag zugewiesen, direkt in die echten Projektkosten eingerechnet. |
Wie Site Wallet Fahrzeugkosten handhabt
Kilometer- und Tankbelege werden genau wie jede andere Ausgabe einem Auftrag zugeordnet. So enthält die laufende Summe eines Projekts die tatsächlichen Kosten für An- und Abfahrt – nicht nur Material und Arbeit. Zur Steuerzeit exportierst du einfach dieselben Datensätze für die Methode, die du oder dein Steuerberater zur Berechnung der Fahrzeugansprüche nutzt.
FAQ
Kann ich in einem Jahr die Cents-per-kilometre-Methode und im nächsten das Fahrtenbuch nutzen?
Ja – du kannst jedes Jahr die Methode wählen, die am besten zu dir passt. Der Wechsel zur Logbook-Methode erfordert jedoch ein neues 12-wöchiges Fahrtenbuch zur Ermittlung des Nutzungsprozentsatzes.
Muss ich auch Privatfahrten loggen?
Für die Logbook-Methode: Ja. Das Fahrtenbuch muss während des Testzeitraums sowohl geschäftliche als auch private Fahrten widerspiegeln, um einen genauen Prozentsatz zu ermitteln.
Was ist, wenn ich meine Kilometer seit Jahren nur schätze?
Fange ab jetzt an, jede Geschäftsfahrt sofort zu loggen – ein belegbares, zeitnahes Fahrtenbuch ab heute ist weitaus sicherer, als zu versuchen, historische Schätzungen nachträglich zu korrigieren.